La gestión del tiempo desde una perspectiva Kaizen.

kaizenEl tiempo es un recurso valioso, estratégico. Es uno de los recursos más escasos tanto para las personas como para cualquier organización, y sin embargo, a pesar de ello, sigue siendo uno de los recursos que se desperdician con más frecuencia. Solamente ejerciendo control sobre este recurso valioso se pueden poner en marcha las tareas que nos permiten conseguir nuestros objetivos y metas tanto a nivel personal como organizacional.

El tiempo es el único activo irrecuperable: cuando se utiliza, se gasta, y nunca más vuelve a estar disponible. Muchos otros activos son recuperables y pueden utilizarse en algún propósito alternativo si su primer uso no resulta satisfactorio; pero con el tiempo no se puede hacer lo mismo.

A pesar de que este recurso es extremadamente crítico y valioso, es quizás al que prestamos menor atención, puesto que no lo asociamos a recursos económicos, no es tangibe y parece ser gratis. Considerar el tiempo como un activo administrable es fundamental para introducir aquellos cambios personales u organizativos que inciden directamente en la consecución de nuestros objetivos. En el área organizacional, el Kaizen trata el tiempo como un recurso valiosísimo. También es aplicable en psicología.

La utilización ineficiente del tiempo da como resultado el estancamiento:

  • En las empresas, Los materiales, los productos, la información y los documentos permanecen en un lugar sin agregar valor alguno. En el área de producción, el desperdicio temporal toma la forma de inventario. En el trabajo de oficina, esto sucede cuando un documento o segmento de información permanece en un escritorio o dentro de un computador esperando una decisión o una firma. Todo estancamiento produce despilfarro. Los desperdicios (muda) conducen invariablemente a la pérdida de tiempo, por eso el lugar de trabajo (gemba) debe estar siempre ordenado.
  • Para las personas, una mala gestión del tiempo produce procrastinación. Dedicar mucho tiempo a tareas o actividades improductivas, y aplazar para más tarde, las tareas y actividades productivas. En muchas ocasiones, esta pérdida de tiempo, y los pensamientos de ineficacia cuando se sabe que se tienen que abordar tareas relevantes, pueden producir bajada de autoestima, fatiga, ansiedad y estrés.

El tiempo es un activo que con frecuencia se desprecia. Si se dilapida pone en peligro el mejor de los planes; si se utiliza cuidadosamente hace que la administración sea más efectiva y menos inquietante. El tiempo es irrecuperable: una vez que el tiempo se ha gastado, nadie tiene una segunda oportunidad para usarlo.

Si concebiéramos el paso del tiempo, otorgándole el mismo valor que si nos dejáramos una luz de casa encendida, o un grifo de agua permanentemente abierto, seríamos más conscientes del valor que tiene el tiempo.

La eliminación de los tiempos muertos que no agregan valor, aumentan la capacidad de lograr incrementos sustanciales, tanto en eficiencia como en satisfacción (propia y del cliente). Por cuanto no tiene costo alguno, la eliminación del muda es una de las formas más fáciles que tienen las empresas y las personas para mejorar sus operaciones.

Todo lo que tenemos que hacer es observar y registrar en qué invertimos el tiempo. Reconocer el “muda” o tiempos muertos o improductivos, y emprender los pasos necesarios para su eliminación. El tiempo también puede ser administrado para darle un uso óptimo, en la misma forma que se maneja el dinero, el suministro eléctrico, el gas o el agua.

En síntesis, el método Kaizen debe contemplar:

  • En las empresas: una visión sistémica de la empresa que participe activamente en los procesos productivos, y en la planificación comercial y financiera. Esto implica apelar a diversas estrategias de ingeniería donde la gestión estadística y el uso de las herramientas informáticas permitar aumentar y dar flexibilidad a la capacidad productiva.
  • En las personas: una implicación y control sobre la propia vida y las actividades que desarrollamos, y en la eficacia y eficiencia de éstas en la consecución de nuestros objetivos y metas.

Pequeños cambios tienen grandes consecuencias.

Tropezar dos veces en la misma piedra

miniCon frecuencia decimos o oímos a alguien decir “siempre me pasa lo mismo, lo intento una y otra vez, y el resultado siempre es igual. Más o menos se corresponde con el refrán popular que dice “que el hombre es el único animal que tropieza dos veces con la misma piedra”… y la verdad, es que si no aprendemos lecciones del primer tropiezo estaremos condenados a repetirlo.

Cuando aprendemos algo, automatizamos un comportamiento, lo hacemos prácticamente inconsciente, como cuando conducimos y a veces no nos damos cuenta del recorrido que hemos hecho porque lo hemos hecho de forma automática. La automatización de conductas, costumbres o comportamientos es algo bueno para nuestra mente: le ahorra pensar y consumir energía inútilmente. Es algo así como poner la mente en Stand by para ahorrar energía. Sin embargo, cuando ese comportamiento automatizado no nos funciona de la manera adecuada, es bueno activar el “piloto manual” y conducir con cuidado para no tropezar nuevamente.

Normalmente no nos damos cuenta hasta que nos vemos nuevamente inmersos en la misma situación que intentamos evitar. No hace mucho, un cliente me contaba que durante años se ha visto sóla, sin relación con grupos de amigos, y sintiéndose un “bicho raro” por tal circunstancia. Un análisis concienzudo de su historia y sus experiencias previas la llevó a la conclusión de que era ella quien se apartaba de la gente porque no toleraba que la rechazaran. Dicho de otra forma, su caracter fuerte y dominante podía generar rechazo, y como no podía soportar ese rechazo se apartaba de la gente, cada vez que consideraba que alguien podría no estar de acuerdo con ella. Esta comprensión no la consiguió en 2 días.

Sabiendo el “mal”, propuso conducirse con prudencia en la relación con un nuevo grupo de amigos, pero un buen día tuvieron que organizar una fiesta sorpresa de cumpleaños, y “dejó ir” sus dotes de organización y control de la situación, sin darse cuenta que el resto de organizadores se veían atrapados, aturdidos y molestos por verse envueltos en una disciplina castrense bajo el “ordeno y mando” de mi antigua cliente. Alguien hizo un comentario contrario a las órdenes impuestas, y eso fue la mecha de una discusión que mi antigua cliente no supo controlar, y le llevó a tomar la decisión de abandonar la organización del cumpleaños. Rápidamente, se dió cuenta de la situación. Su reacción había sido algo así como la de una niña mimada, que se enfada y dice “pues ahora ya no juego”.  Mi cliente había sido víctima de una repetición automática de una forma de hacer las cosa que hasta entonces jamás le había ido bien “siempre me pasa lo mismo,”, se decía.

Darse cuenta a tiempo de su error, le llevó a volver al grupo, reconocer su error de forma pública, y a una muy buena predisposición para colaborar sin intentar dominar la situación, aunque sabía que para ello, tenía que poner el piloto manual y desactivar el automático.

Argumento psicológico en favor de una renta mínima garantizada.

A nadie se escapa que existe una relación causal entre la situación de desempleo y la aparición de psicopatología. Una amplia bibliografía científica, entre la que cabe destacar la tesis doctoral que el Dr Bernat-Noel Tiffon Nonis elaboró en los años 1999-2001, y que llevaba por título “ESTUDIO PSICOPATOLÓGICO DEL ESTATUS DE DESEMPLEO DESDE UNA PERSPECTIVA SOCIO-LABORAL”.

Según diversos autores de la bibliografía consultada en la elaboración de dicha tesis, la situación de desempleo y la duración del mismo se halla asociada a un mayor deterioro psicológico. Es decir, conforme se aumenta en el tiempo la permanencia en la situación de desempleo se incrementa la probabilidad de padecer alguna alteración, desequilibrio o trastorno mental disminuyendo la sensación de bienestar psicológico.

Los desempleados que han visto finalizar la prestación económica que percibían son el grupo con mayor riesgo de presentar un mayor grado de desequilibrio emocional y mental. La garantía de subsistencia supondría una gran balsa que permite a las personas pensar y enfocarse en la búsqueda de empleo o creacion de autoempleo. Si la perspectiva de subsistencia es nula por la falta de trabajo y de prestación que le sirva de colchón, la ansiedad puede bloquear y hacer caer al trabajador desempleado en una situación de indefensión aprendida.

Una renta mínima garantizada permite poder superar aquélla ansiedad y enfocarse en un proceso de superación desde la confianza en la propia subsistencia y la de sus famílias. Por tanto, desde una perspectiva exclusivamente psicológica y de promoción de la salud, la Renta mínima garantizada es una buena medicina para las personas desempleadas.

Dejenme un último argumento: ¿Quien está más trastornada, la persona que no encuentra empleo, o la sociedad que desaprovecha el talento?. Para mi la respuesta es la sociedad la transtornada, aunque son las personas desempleadas las que sufren las más horribles consecuencias.